POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS - ANDESCO
Ley 1581 de 2012 y decreto reglamentario 1377 de 2013
Objetivo y Alcance Con el objeto de garantizar la adecuada protección de los datos registrados en la base de datos de Andesco denominada "ANDESCO SISTEMA GENERAL DE INFORMACIÓN EVENTOS Y AFILIADOS", en lo sucesivo CRM (Customer Relationship Management), se resumen los deberes y obligaciones de cada empleado. Estos datos son obtenidos con la aprobación del titular según el "Manual interno de políticas y procedimientos para la protección de datos personales" adjunto.
Origen de los Datos y Autorizaciones
- Afiliados: Los datos del titular funcionario o empleado de empresas afiliadas están expresamente autorizados al momento de obtener el carácter de "Afiliado".
- Funcionarios Públicos: Los datos de titulares con carácter de "funcionario público" no requieren autorización por considerarse información pública.
- No Afiliados: Los datos se obtienen al inscribirse a talleres, seminarios y capacitaciones, mediante autorización en los formatos de inscripción o en el "Formato de asistencia a Cámaras y Eventos".
Prohibición Expresa NO se autoriza el uso de ningún tipo de dato único o individual, definido por la Ley, que se haya obtenido sin el previo consentimiento del titular.
OBLIGACIONES DE TODOS LOS EMPLEADOS DE ANDESCO
- Es obligación de los empleados utilizar para los envíos de correos electrónicos a titulares (afiliados y no afiliados) únicamente el correo institucional con dominio "@andesco.org.co", mediante el programa autorizado que Andesco indique.
- La única herramienta autorizada para la Gestión del Conocimiento y efectos de la Asociación es el CRM o base de datos Andesco, registrada ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
- Eliminar de los computadores los listados de distribución extraídos del CRM a Excel, Word u otros programas, una vez cumplan su función.
- No debe existir en los computadores ningún listado de distribución extraído del CRM en formatos como Excel o Word.
- Eliminar o destruir cualquier copia impresa, fotocopia o fotografía de los listados extraídos del CRM.
- Actualizar o ajustar los datos del titular en el CRM cuando este lo solicite por escrito, verbalmente o por correo.
- Excepción: Si la solicitud es "Eliminar", "Suprimir" o "Retirar", esta debe ser adelantada por el oficial de protección de datos por Ley. Si el empleado no puede actualizar el dato, debe informar a su asistente o al oficial de protección de datos en [email protected].
- Informar de manera inmediata al oficial de protección de datos ([email protected]) cuando un titular solicite su eliminación, suspensión o retiro del CRM por cualquier medio dispuesto en el Manual.
- Adelantar en un plazo no mayor a 3 días hábiles las solicitudes de corrección y/o ampliación que el titular haya referido.
- Responder al oficial de protección de datos, en un plazo no mayor a 3 días hábiles, las solicitudes de eliminación en las bases de datos o listados de distribución elevadas por este.
Cierre La anterior política es de obligatorio cumplimiento y será revisada periódicamente para actualizarla a los requerimientos de la ley colombiana.
Cordialmente,
CAMILO SÁNCHEZ ORTEGA
Presidente